HubSpot is een geweldig platform dat jouw organisatie veel kan brengen. Maar de stap ernaartoe kan al snel aanvoelen als een sprong in het diepe - een blackbox. Zoals bij elk software implementatietraject is het belangrijk dat je vooraf een goed beeld hebt van de impact ervan op jouw organisatie. Wat komt er kijken bij een implementatie? Wie binnen mijn organisatie moet ik hierbij betrekken? En hoeveel tijd gaat ons dat kosten? Een ervaren HubSpot partner kan je hier uiteraard bij ondersteunen, maar het is slim om ook zelf alvast na te denken over jullie ideaalbeeld na de implementatie. Wat hebben jullie als organisatie nodig om succesvol en snel aan de slag te kunnen met HubSpot? In dit blog help ik je op weg met een aantal vragen om over na te denken in aanloop naar een HubSpot implementatie.
Wat is de scope van jouw ideale HubSpot implementatie?
Het eerste onderwerp om te tackelen, is de scope van de HubSpot implementatie. HubSpot biedt binnen haar platform alle tools die je nodig hebt om als organisatie te groeien. In veel gevallen zul je echter starten met één of misschien twee onderdelen, afhankelijk van de doelen van jouw organisatie.
Een goed uitgangspunt is dan ook om te kijken welke van je huidige tools of systemen je (in eerste instantie) wil gaan vervangen door of integreren met HubSpot. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:
- Je huidige CRM systeem (of misschien werk je nog met een Excel bestand?)
- Marketing tools zoals MailChimp, HootSuite, ActiveCampaign of Vimeo
- Je huidige CMS system
- Chat tools
- Lead analytics tools
Lean & mean starten
Zoals je ziet kun je in theorie je hele tech stack vervangen door HubSpot. In de praktijk is het echter slimmer om lean & mean te beginnen. Je voorkomt daarmee in een ellenlang implementatietraject terecht te komen waarbij je tegen het eind alweer vergeten bent waarom je HubSpot ook alweer had aangeschaft. Hieronder een voorbeeld van een pad dat je zou kunnen volgen:
Fase 1:
- Start altijd met een HubSpot account set-up voor de juiste basisinstellingen
- Schets het totaalplaatje en doe een basic set-up voor de Hubs die je graag gebruiken
- Leg, afhankelijk van jouw doelstellingen, prioriteit bij de implementatie van één van de Hubs
Fase 2:
- Doe een volledige CRM migratie of integratie
- Maak integraties met andere tools en systemen in je tech stack (tip: gebruik de Operations Hub!)
- Doe eventueel een CMS migratie (eventueel met een nieuw websitedesign)
Fase 3:
- Doe een volledige implementatie van de overige Hubs die je wil gebruiken
Welke vraagstukken spelen op de achtergrond van de HubSpot implementatie?
Een HubSpot implementatie staat vaak niet op zichzelf. Waarschijnlijk is HubSpot onderdeel van bredere vraagstukken rondom digitale transformatie of de groeistrategie van jouw organisatie. Als dat zo is, spelen er mogelijk meerdere trajecten die goed op elkaar afgestemd moeten worden. De volgende vraagstukken of trajecten hebben invloed op de HubSpot implementatie:
- Ontwikkelen van een groeistrategie en de bijbehorende doelen
- Internationale uitbreiding van je organisatie
- Aanpassingen in of uitwerking van marketing-, sales- en/of serviceprocessen
- Redesign van de huisstijl
- Website redesign
- Het opzetten van een (inbound) marketingstrategie (inclusief de ontwikkeling van buyer persona’s en buyer journeys)
Het kan slim zijn om de HubSpot implementatie parallel of opvolgend aan dit soort trajecten te laten lopen, zodat de inrichting van je HubSpot account optimaal is afgestemd op jouw nieuwe strategie, proces en branding.
Wie betrek je bij de HubSpot implementatie?
Over het algemeen geldt dat hoe meer mensen betrokken zijn bij een project, hoe langer de doorlooptijd is. Het is daarom slim om onderscheid te maken tussen ‘leaders’ en ‘followers’: welke mensen in jouw organisatie zijn bepalend voor de manier waarop jullie HubSpot gaan gebruiken? Het is slim om deze toekomstige super users te betrekken bij de implementatie. Zo leg je ook een sterke basis voor HubSpot buy-in binnen de organisatie.
Verder zijn er een aantal rollen die eigenlijk altijd wel in meer of mindere mate betrokken zijn bij een HubSpot implementatie:
- Je interne of externe webbeheerder - bijvoorbeeld voor het instellen van HubSpot tracking
- De legal verantwoordelijke - voor AVG zaken
- De CRM owner – voor de migratie van contacten of de integratie van je CRM systeem
Wat zijn jouw doelen voor de implementatie?
Juist omdat er met HubSpot zoveel mogelijk is, is het goed om vooraf heldere doelen te stellen voor de implementatie. Voor jezelf, je interne organisatie en eventuele externe hulptroepen. Zo voorkom je dat je steeds weer nieuwe dingen blijft oppakken en het moment waarop HubSpot daadwerkelijk zijn vruchten afwerpt steeds verder vooruit schuift. Maak eventueel subdoelen om een groot implementatietraject op te delen in fases. Bijvoorbeeld:
Fase 1:
Over 4 weken heeft mijn volledige team toegang tot een basic ingericht HubSpot account.
Fase 2:
Over 10 weken worden zowel nieuwe contacten als bestaande contacten in HubSpot opgeslagen, in lijn met ons AVG beleid en gesynchroniseerd met onze andere systemen.
Fase 3:
Over 3 maanden werken mijn voltallige commerciële team samen in HubSpot volgens een duidelijk vastgelegd proces.
