Projectmanagement draait om een goede organisatie, planning en time management. Als je al die ballen in de lucht moet houden, kan het soms gebeuren dat er toch eentje uit je handen valt. Soms heb je een project waarbij alles (zo goed als) perfect verloopt; de campagne gaat op de geplande datum live, de samenwerking binnen je projectteam verloopt soepeltjes en je bent trots op wat je hebt neergezet. Maar er zijn ook van die projecten waarbij alles mis lijkt te gaan. Dat heb je niet altijd zelf in de hand, maar strak projectmanagement kan wel een hoop problemen voorkomen. Daarom geef ik in je dit blog zes tips voor goed projectmanagement, zodat jij er voor kan zorgen dat jouw volgende marketing campagne helemaal smooth verloopt.
1. Iets met doelen en verantwoordelijkheden
Het lijkt vanzelfsprekend, maar je zal niet de eerste zijn die juist aan het begin van een project een nogal essentieel onderdeel niet helemaal helder krijgt; wat is het doel van het project? Formuleer bij de start van je project wat de doelen zijn van de campagne en welke activiteiten binnen de scope van het project vallen. Niets vervelender dan een ontevreden manager die toch wel een X aantal leads had verwacht, terwijl er vooraf toch echt werd gezegd dat kennisleiderschap het belangrijkste doel is.
In mijn Projectmanagement studieboek van Roel Grit las ik ooit: “Fouten die in het begin van een project gemaakt worden, kunnen ervoor zorgen dat hardwerkende projectleden bezig zijn met werk dat achteraf niet nodig blijkt.” Geloof me, ik weet uit ervaring dat je dan geen vrienden maakt met je collega’s. Onderzoek je doelen dus goed, maak ze SMART, communiceer ze – bijvoorbeeld tijdens een kick-off - en maak daarbij duidelijk wat ieders rol is. Want na je eerste projectbijeenkomst moet voor iedereen duidelijk zijn:
- Wat zij als individu moeten bijdragen aan het project
- En hoe deze individuele bijdragen samen het doel van het project realiseren
Zo zorg je ervoor dat het voor iedereen crystal clear is wat ze moeten doen en hoe deze campagne een succes kan worden.
2. Helikopterview; wat is dat?
Toen mijn manager bij mijn eerste echte projectmanagerbaan mij zei dat ik aan mijn helikopterview moest werken, dacht ik alleen maar “was dah?!”. Ik zag mezelf al als een soort hovering helikoptertje overal mee gluren. Nou, zo raar was die gedachte niet. Het is inderdaad de bedoeling dat jij als projectmanager een overkoepelende blik hebt, een bepaalde afstand bewaart tot de inhoud, je meer richt op de hoofdlijnen en minder focust op de details. En dat is vaak best een lastige voor projectmanagers, die het liefst in total control willen zijn. Raak niet verwikkeld in ieder detail dat je techneut/ contentschrijver/ media expert enz. doet. Je kunt het vaak toch niet allemaal bijbenen en begrijpen (trust me, I know). In een gedragsstudie van Gallup naar effectief projectmanagement stond mooi omschreven: “Everybody is concerned about how to do the job, not about the job's outcome.” Daarom is het belangrijk dat jij focust op wat er bereikt moet worden, en het hoe aan de experts binnen je team overlaat. Niemand zit te wachten op een micromanager die alleen maar zit te muggenziften op de details.
3. Hak die campagne op in behapbare stukjes
Soms is een project zo groot of de lancering van een campagne zo ver weg dat het goed is om het project in stukken op te hakken om het manageable te houden. Stel dat jij op zaterdagmiddag te horen krijgt dat je hele familie die avond komt eten, en je krijgt het goede idee om een 7-gangen menu te maken, maar je hebt nog geen enkel recept. Grote kans dat je lichtelijk gestrest je familie ontvangt. Om van jouw menu een succes te maken wil je een kookboek hebben waar al die recepten fijn in staan uitgewerkt en stap voor stap staan omschreven. Als je alleen kijkt naar wat je allemaal nog moet doen voordat je campagne live kan, dan is het niet gek dat je een beetje overwhelmed raakt. Daarnaast is het fijn als jij als projectmanager voor het team duidelijk maakt welke stappen er gemaakt moeten worden en ook checkt of iedereen nog op schema ligt. Een projectmanagement tool zoals Asana of Teamwork helpt daar enorm bij. Denk daarbij ook aan kleine handigheidjes van zulke tools, zoals de Teamwork ‘Milestones’ die belangrijke markers in je project aangeven.
4. Communicatie - wederom
Het is misschien cliché maar het is toch echt zo; goede communicatie is key. Maar ook de manieren waarop en via welke kanalen je communiceert is van belang. Spreek vaste updatemomenten af met je team, het management en partners en stem af via welke kanalen je tussentijds met elkaar communiceert, bijvoorbeeld via chat. Probeer ook face-to-face contact erin te houden voor wederzijdse communicatie, wat soms wat lastiger wordt als iedereen op een andere locatie werkt. Gelukkig kan je tegenwoordig prima online overleggen via bijvoorbeeld Zoom. Let er wel op dat je niet overshared. Bij te veel notificaties, updates en mailtjes loop je de kans dat de aandacht van het team een beetje verslapt.
5. Keep up the spirit
Het is heel makkelijk om te gaan brommen als het even tegenzit en je het gevoel hebt dat die campagne nooit wat wordt. Maar probeer positief te blijven, ook omdat jij als projectmanager toch een beetje het goede voorbeeld moet geven. Onderzoek toont aan dat de productiviteit veel beter is als de werksfeer goed is. Organisaties proberen vaak de kwaliteit van projecten te waarborgen door gebruik te maken van principes als lean management. Maar emotionele componenten worden hier buiten beschouwing gelaten, terwijl die juist zo bepalend zijn voor het succes van een project, blijkt uit onderzoek. Evalueer aan het eind van een project ook hoe jij als projectmanager hebt gefunctioneerd. Vraag om feedback en reflecteer of jij als projectmanager wel een goede fit was voor deze campagne en de skills hebt die bij zo’n project passen. Een vraag die je jezelf eigenlijk voorafgaand aan een project moet stellen; ben ik een goede fit en heb ik vertrouwen in het project? In mijn studieboek stond het advies: “Trouwens: als je denkt dat het project bij voorbaat kansloos is, zorg er dan voor dat jij niet de projectleider bent!”. Dat is dan weer niet mijn advies, maar doe wat met die twijfels.
6. Verandering is niet perse slecht
Verloopt alles net wat anders dan op voorhand bedacht en loopt je planning in de soep? Raak niet in paniek en kijk of je campagne al deels live kan. De resultaten zullen toch even op zich laten wachten, dus live gaan is geen slecht idee. Een project is niet iets statisch, veranderingen zullen er altijd zijn. Een goede projectmanager leert daar mee omgaan en omarmt juist ook veranderingen die bijdragen aan het resultaat van de campagne, ook als dat even wat energie kost. Aan de andere kant moeten die veranderingen ook niet de overhand nemen. Wat soms leuke toevoegingen lijken, kunnen wel je tijdlijn en je budget voor de campagne in gevaar brengen. Overweeg dus altijd of iets nog binnen de scope van je project valt, of dat het beter is om het op te nemen in een volgend project.
Trial and error proces
Vergeet niet, projectmanagement is een trial and error proces waarbij je al doende het meeste leert. Maar het kan nooit kwaad om een paar fijne tips te krijgen die je helpen om een nog betere projectmanager te worden.
Wil je meer weten over Inbound Marketing? Download de whitepaper.
