Je staat te trappelen om te starten met je nieuwe, moderne 
marketingcampagne. Er is een mooi plan uitgewerkt, je hebt akkoord gekregen van je manager en je wilt er helemaal voor gaan. Maar voordat je daadwerkelijk kan beginnen, is het wel zo belangrijk dat jouw projectleden (ja, je collega’s dus) net zo enthousiast worden. Zodat zij samen met jou in werking zetten wat jij hebt uitgedacht. Maar hoe pak je dat aan? Hoe zet je het project in gang en betrek je het team? Je voelt ‘m misschien al aankomen; met een interne kick-off! In dit blog bespreek ik waarom zo’n interne aftrap van je marketingcampagne zo nuttig is en waar je op moet letten.
Waarom zou je je campagne aftrappen?
Als marketingmanager ben jij waarschijnlijk helemaal op de hoogte van de ins en outs van de marketingcampagnes die er lopen. Je bent immers in charge. Maar je hebt het gevoel dat niet iedereen binnen het marketing- en salesteam zo goed op de hoogte is. Denk aan de product specialist die de input gaat leveren voor een e-book, de designer die de opmaak van de documenten en mails verzorgt en de accountmanager die leads gaat opvolgen. Juist daarom is het zo belangrijk om de teamleden er vanaf de start van de campagne bij te betrekken en te motiveren, en niet uit het niets te verschijnen als je hun medewerking nodig hebt. Met een interne kick-off kan je je plannen (vol trots) presenteren en bij je teamleden aangeven wat je van hen verwacht. Daarnaast kan het ook handig zijn om eventuele andere partijen gelijk goed te introduceren bij het team, bijvoorbeeld een bureau waarmee je samenwerkt.
Bereid je kick-off voor
Dit ligt misschien voor de hand, maar ik raad je aan om een agenda te maken en die voorafgaand aan de kick-off te delen. Zo licht je gelijk een tipje van de sluier op en maak je je teamleden nieuwsgierig. Mocht je nog geen blinkende PowerPoint paraat hebben, zorg dan dat je een overzichtelijke, niet te lange presentatie maakt die duidelijk weergeeft wat de campagne behelst. Realiseer je hierbij dat het projectplan een conceptplan is; een uitgangspunt dat zich gaandeweg nog ontwikkelt. Met andere woorden; stress ‘m niet als het campagneplan er na de kick-off iets anders uit ziet. Dat is juist een goed teken, want dan hebben je projectleden goed met je mee gedacht.
Nog een tip; kies als het even kan voor een informele setting. Dat werkt vaak “sfeerverhogend” en maakt de kick-off iets om naar uit te kijken. Dus heb jij ook zo’n hip tentje vlakbij kantoor met net iets te dure koffie en weergaloos lekkere lunchbroodjes? Huur daar dan een ruimte (en trakteer). Of maak gebruik van een leuke video ter afwisseling van je slides. Bedenk in ieder geval dat de kick-off best leuk mag zijn. Het is immers ook een bijzonder moment, zeker als je net begint met moderne marketing!
Wat bespreek je tijdens een kick-off?
Je interne kick-off moet je zien als een mooie introductie van de campagne door de projectmanager (=jij). Maar voordat je van wal steekt, kun je beter beginnen bij het begin. Want waarom zitten jullie hier met elkaar aan tafel? Geef wat meer informatie over de aanleiding van de campagne. Wat zie je in de markt gebeuren en waarom denk je dat een moderne marketingcampagne gaat aanslaan bij jullie doelgroep? Voor collega’s heus leuk om te weten en een mooie manier om het ijs te breken voordat je begint over projectdoelen. Vervolgens ga je door naar de hoofdvraag: wat willen jullie met elkaar bereiken? Welke doelstellingen zijn er? Wie doet wat en waarom? Op deze manier krijg je commitment van het team om samen je doelen te bereiken.
Bespreek daarnaast wat voor concrete acties je wilt gaan uitvoeren. Denk aan het centrale content offer van de campagne. Bespreek ook zeker de workflows en promotievormen die je in gedachten hebt. Zo gaat de campagne steeds meer leven. Ga hierbij de uitdagingen van je campagne niet uit de weg en laat het team meedenken. Zien zij aspecten van het plan waar ze minder vertrouwen in hebben, of hebben ze aanvullingen? Aan de andere kant is het ook goed om te beseffen dat jouw ‘product’ echt niet helemaal perfect en af hoeft te zijn om live te gaan. Het mooie aan moderne marketing is tenslotte dat je kunt blijven bijsturen als de campagne al live staat!
Identificeer de rolverdeling binnen het team
Als projectmanager wil je graag dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt, dus dan moet ook duidelijk zijn wie welke rol heeft. Om in scheepstermen te praten: er kan bij een project maar één iemand aan het roer staan en iedereen moet aan boord zijn om te kunnen bijdragen. Bespreek daarom de rolverdeling en geef aan wie de projectmanager is, de strateeg, de contentspecialist, de technisch projectmanager, de verantwoordelijke voor social media en promotie. Soms zal een persoon meerdere rollen op zich nemen, en eventuele externe partijen moeten ook niet worden vergeten. En stel dat jij dit nu leest en denkt: “Leuk dit allemaal, maar ik sta er alleen voor in mijn organisatie”: geen zorgen. Een “interne” kick-off kan je prima organiseren met een extern marketingbureau.
Ready, set, go
Voordat je echt uit de startblokken kan schieten, is er nog een niet geheel onbelangrijk agendapunt; de tijdlijn. Deel jouw planning van de campagne met het projectteam. Ook hier geldt weer: laat het team gerust kritisch meekijken. Komt de planning bij hen ook over als realistisch? Heb je wel voldoende rekening gehouden met andere projecten en agenda’s van collega’s? Liever nu nog de tijdlijn aanpassen, dan halverwege realiseren dat je planning niet helemaal top was. Na afloop van de kick-off deel je naast het projectplan ook datgene wat besproken en afgesproken is tijdens de meeting. En ja, nu kan je project écht beginnen!
Wil je meer weten over Inbound Marketing? Download de whitepaper!
