How-to: werken met HubSpot marketing contacts

Zoals je misschien wel weet is HubSpot ooit begonnen als marketing automation tool met een sterke focus op de B2B markt. Door de jaren heen is het platform echter uitgegroeid tot zoveel meer: steeds meer (grote) bedrijven gebruiken HubSpot als CRM, als salestool en als platform voor de klantenservice, ook in B2C. Dat betekent dat organisaties steeds meer contacten in hun HubSpot portal hebben staan. En wie HubSpot kent, weet dat de HubSpot licentiekosten meegroeien met het aantal contacten in de portal. Daar komt per september 2020 echter verandering in! Vanaf dan houdt HubSpot een nieuw prijsmodel aan waarin onderscheid wordt gemaakt tussen marketing contacten en non-marketing contacten. Je betaalt alleen nog maar voor de contacten waarop je je marketingactiviteiten richt, de andere contacten kun je gratis opslaan in je portal. Een verandering die HubSpot ineens een stuk aantrekkelijker maakt als platform voor het opslaan van al je honderden, duizenden (klant)contacten. Maar hoe werkt dat precies met die marketing contacts? En wat verandert er voor bestaande HubSpot gebruikers? Je leest het in dit blog.

Wat zijn marketing contacts in HubSpot?

Marketing contacts zijn contacten waarop je je marketingactiviteiten wilt richten. Denk daarbij aan:

• Contacten die je wilt enrollen in workflows met marketingacties, bijvoorbeeld voor lead nurturing.
• Contacten die je marketing e-mails wilt toesturen.
• Contacten waar je advertenties op wilt targeten.

Uiteindelijk geldt het principe van marketing contacts dus alleen als je gebruik maakt van de HubSpot Marketing Hub (Starter, Professional of Enterprise).

De contacten die als non-marketing contacts zijn aangemerkt kun je (gratis) in je HubSpot CRM laten staan, maar je kunt er dus geen marketingactiviteiten op richten. Dit kunnen bijvoorbeeld contacten zijn die gebounced zijn, unsubscribers, partners, medewerkers, contacten van sales of contacten van de klantenservice. Als je ook gebruik maakt van de HubSpot Sales en/of Service Hub, kun je via die tools en kanalen de non-marketing contacten nog steeds benaderen. Je kunt bijvoorbeeld nog wel een 1-op-1 sales e-mail sturen of een support ticket beantwoorden.

Wat verandert er voor bestaande HubSpot gebruikers?

Als je al gebruik maakt van het HubSpot platform, dan kun je er zelf voor kiezen of je over wil stappen naar het nieuwe prijsmodel met marketing contacts. In de volgende situaties kan dat heel interessant zijn:

• Als je naast HubSpot nog een ander platform gebruikt als CRM of als platform voor sales;
• Als je naast HubSpot een Excel bestand met contacten hebt om te voorkomen dat je licentiekosten in HubSpot omhoog gaan;
• Als je een hoop contacten in je HubSpot portal hebt staan die je toch niet meer gebruikt voor marketing omdat ze bijvoorbeeld gebounced zijn, zich hebben uitschreven of simpelweg niet meer binnen je doelgroep vallen.

Bekijk hier een prijsvergelijking tussen het oude Marketing Hub prijsmodel en het nieuwe prijsmodel met marketing contacts. Voor een goede vergelijking in jouw specifieke situatie kun je het beste even contact met ons opnemen, het kan namelijk zijn dat bepaalde kortingen waar je nu van profiteert komen te vervallen als je switcht.

Contacten in HubSpot aanmerken als (non-)marketing contact

Praktisch gezien zijn Marketing Contacts de contacten die in HubSpot de property Marketing Status op yes hebben staan. Voor bestaande contacten in je HubSpot portal moet je zelf de marketing status instellen. Dat kan op twee manieren:

• Handmatig contacten updaten in bulk. Ga naar Contacts > Contacts en selecteer de contacten die je als marketing contact wil aanmerken. Klik in het More dropdown menu op Set as marketing contacts.
• Contacten automatisch updaten met een workflow (Marketing Hub Professional & Enterprise). Ga naar Automation > Workflows en creëer een contact-based workflow. Stel als enrollment triggers de criteria in waaraan een contact moet voldoen om een marketing contact te worden. Denk aan het lid zijn van een bepaalde (verzend)lijst, of het hebben gedownload van content. Voeg een nieuwe actie toe en kies onder Property Management voor Set marketing contact status. Als je de workflow activeert kun je ervoor kiezen om bestaande contacten gelijk mee te nemen zodat ze de status marketing contact krijgen als ze aan de criteria voldoen.

Default marketing status instellen

Voor nieuwe contacten in je HubSpot portal gelden een aantal default settings. Deze instellingen verschillen voor de verschillende HubSpot tools waarmee nieuwe contacten gecreëerd kunnen worden. Sommige instellingen kun je zelf aanpassen, anderen niet. Voor de meeste tools staat de default status op non-marketing contact. Maar check in ieder geval even de default settings van de volgende HubSpot tools, zodat je niet voor verrassingen komt te staan:

• Als je contacten importeert via de import tool worden ze automatisch ingesteld als non-marketing contact. Bij het importeren van contacten kun je een vinkje zetten bij Set all contacts as marketing contacts als je deze contacten wilt gebruiken voor marketing. 
  
• Contacten die binnenkomen via live chat en chatbots worden automatisch ingesteld als non-marketing contact. Je kunt deze instellingen per chatflow aanpassen door onder Options de toggle bij Marketing Contacts aan te zetten:
  
• Contacten die gecreëerd worden door een (HubSpot) formulier in te vullen, worden automatisch ingesteld als marketing contact. Je kunt de instellingen per formulier aanpassen. Ga naar Marketing > Lead Capture > Forms en klik op Edit bij een specifiek formulier. Onder Options kun je de toggle bij Marketing Contacts aan of uitzetten:
  
  Voor non-HubSpot forms kun je alleen een default instelling voor alle formulieren aangeven via de toggle:
  

Let op: als een contact met de status non-marketing contact, een formulier invult dat contacten aanmerkt als marketing contact, wordt zijn of haar status automatisch aangepast naar marketing contact. Andersom geldt dit niet: van marketing contacten die een formulier invullen dat non-marketing contacts creëert, wordt de status niet aangepast.

Wat gebeurt er als ik marketingacties wil uitvoeren op non-marketing contacts?

Natuurlijk wil je wel kunnen ingrijpen als bepaalde contacten dreigen niet meegenomen te worden in je marketingacties, omdat ze niet de juiste status hebben. Gelukkig waarschuwt HubSpot je hiervoor. Bij het verzenden van een marketing e-mail zul je onder Recipients zien of en hoeveel ontvangers je mail niet zullen ontvangen. Één van de redenen onder de Breakdown kan zijn dat een aantal ontvangers niet zijn aangemerkt als marketing contact.

Bij het targeten van advertenties zie je eenzelfde soort waarschuwing. Als je een contact list audience maakt zie je het aantal non-marketing contacts staan. Je kunt de marketing status van deze contacten vervolgens updaten zodat ze wel meegenomen worden in je mailing of advertentiecampagne.

Voor workflows met marketingacties zoals Send email moet je zelf in gedachte houden dat deze acties niet uitgevoerd worden op non-marketing contacts.

De marketing status van contacten wijzigen

Je kunt op elk moment de marketing status van een contact veranderen naar marketing contact of andersom naar non-marketing contact, bijvoorbeeld via een bulk update.

• De verandering van non-marketing naar marketing contact gaat direct in. Je kunt deze contacten dus direct gebruiken in bijvoorbeeld een e-mail verzendlijst. Let op; vanaf nu vallen deze contacten onder de betaalde contacten. Een eventuele overschrijding van je huidige tier wordt direct verwerkt in je factuur.
• De verandering van marketing naar non-marketing contact gaat in per de volgende maand. Pas in de volgende maand tellen deze contacten dus niet meer mee in de betaalde contacten. Let wel; als je eenmaal de grens van een contact tier hebt overschreden, kun je pas downgraden ten tijde van je contractvernieuwing.

In je HubSpot portal onder Account & Billing > Marketing Hub subscription kun je zien in welke tier jullie nu zitten. Je kunt ook een custom dashboard maken om het aantal marketing contacts in de gaten te houden.

Wil je als admin controle houden over het aantal marketing contacts, zorg dan dat je onder Settings > Users & Teams de permissions aanpast van jouw teamleden. Onder More > Account kun je de toggle bij Modify marketing contacts aan- of uitzetten.

Zo profiteer jij van het nieuwe prijsmodel van HubSpot

Het nieuwe prijsmodel van HubSpot geeft organisaties de ultieme kans om hun klantdata voor eens en altijd te verenigen binnen één platform, zonder dat daar een enorm prijskaartje aan hangt. (Remember, het HubSpot CRM is gratis en je kunt daar nu tot wel 1 miljoen contacten gratis in opslaan!) Ben je benieuwd wat marketing contacts kunnen betekenen voor jou als bestaande HubSpot gebruiker? Of is deze nieuwe ontwikkeling voor jou dé reden om de aanschaf van HubSpot te overwegen? Neem dan even contact met ons, zodat we samen kunnen kijken hoe jij het meeste uit je HubSpot licentie kunt halen.