Moderne B2B Marketing Blog

HubSpot integraties: daar ís een touw aan vast te knopen

HubSpot integratiesDe oplettende marketeer zal het niet zijn ontgaan: HubSpot zet sinds vorig jaar volop in op integraties. De HubSpot developer community groeit als kool en veel SaaS-bedrijven zien de meerwaarde van een integratie met de marketing automation tool. Dat is niet zo gek, want zo werken HubSpot gebruikers zoals jij in de software die je gewend bent, maar krijgen ze wel een compleet beeld van hun leads én voeren ze het dagelijkse werk sneller en beter uit. Maar vóór je op de connect-knop in HubSpot klikt, is het handig om eerst even stil te staan bij de gevolgen van gekoppelde systemen, zodat je goed voorbereid bent. In dit blog lees je daarom wat veelvoorkomende fouten zijn en geef ik je meteen wat inspiratie voor handige koppelingen.

De voordelen van integraties met HubSpot

Hoewel HubSpot zichzelf profileert als all-in-one (marketing) automation platform, wordt het in veel organisaties gebruikt naast andere systemen. Dit is deels te wijten aan het feit dat de sales hub lange tijd nog niet volgroeid was en de service hub pas sinds vorig jaar deel uitmaakt van de HubSpot familie. Grote kans dat je dus al gebruik maakte van andere tools voor je sales en service activiteiten. Maar ook binnen het marketingdomein kun je nog gebruik maken van andere tools, denk aan Wordpress als CMS of aparte dashboard software voor je rapportages.

Een voordeel van het koppelen van je huidige systemen is dat je niet direct afscheid hoeft te nemen van je oude tools, maar het beste uit beide werelden gebruikt. Andere voordelen zijn:

  • Je hoeft minder te zoeken naar data en dataverbanden: je kunt vanuit één systeem aan de slag met bijvoorbeeld je campagneresultaten.
  • Dankzij de koppeling tussen de verschillende systemen krijg je nog meer inzicht in het gedrag en de behoeften van je leads. Dit helpt je om campagnes nog beter op te zetten (en aan te passen op je doelgroep!).
  • Je verbetert de samenwerking tussen marketing, sales en service. Zo heeft je serviceteam direct zicht op wie uit je organisatie het laatst contact had met welke klant en wat er speelde. Dit verbetert de klantervaring én vermindert frictie tussen de verschillende teams in je bedrijf.
  • Je automatiseert marketing- en salestaken zodat je collega’s tijd besparen, die ze weer kunnen besteden aan belangrijkere projecten.
  • Je creëert de mogelijkheid voor closed-loop reporting: dit betekent dat je vanaf dag één rapporteert over het gedrag van je klant, zonder extra moeite. Je krijgt op deze manier een 360-graden beeld van je klant, waarmee je toekomstige marketing-, sales- en serviceactiviteiten verbetert. Bijkomend voordeel: je krijgt hiermee ook meer zicht op de ROI van je marketingactiviteiten.

 

Veel voorkomende fouten

Al het bovenstaande klinkt ideaal. En het wordt nog beter: dankzij de groei van HubSpot connect zijn er inmiddels meer dan 5000 integraties die je vandaag al kan installeren. Zit er geen integratie met jouw tool bij? Dan kun je deze met behulp van bijvoorbeeld Zapier alsnog koppelen met HubSpot. Klinkt goed, maar loop voordat je begint eerst even door deze meest gemaakte fouten heen. Dat bespaart je namelijk een hoop frustratie en mislukte koppelingen.

  • Veel bedrijven koppelen twee systemen zonder vooraf te bepalen wat het hoofdsysteem wordt. Dit klinkt niet echt als een probleem, maar hiermee loop je het risico dat je systemen zaken overschrijven en daarmee de data vervuilen- wat op z’n beurt weer leidt tot foutieve gegevens. Beslis daarom vooraf welk systeem het bronsysteem wordt. Dit kan ook door te kiezen voor een datawarehouse, dit kost wellicht wat meer tijd om te implementeren, maar zorgt voor één versie van de waarheid.
  • Ook een grote valkuil: direct aan de slag gaan zónder je datakwaliteit de checken. Resultaat? Databases met dubbele records, onvolledige records en inactieve leads. Mijn advies is: schoon eerst je systemen op, check ze op dubbele contacten en neem in de eerste integratie eerst alleen je actieve leads en klanten mee.
  • Hoewel HubSpot connect de integraties ontzettend makkelijk maakt, betekent dit niet dat je niemand verantwoordelijk hoeft te maken binnen jouw bedrijf. Zorg dat je de juiste mensen vanaf het begin aan boord hebt. Iemand die taken kan verdelen en het overzicht behoudt, is essentieel voor het slagen en uiteindelijk ook goed gebruiken van een koppeling tussen HubSpot en een ander systeem.
  • Sommige bedrijven koppelen systemen zonder gedefinieerde werkprocessen. Dit is eigenlijk een valkuil die bij elke verandering geldt en ook aansluit op de vorige veelgemaakte fout. Het is belangrijk om eerst bij je collega’s te vragen hoe zij gebruikmaken van hun systemen, welke gegevens ze opslaan en waar hun behoeften liggen. Pas als je dit in kaart hebt, stel je doelen op voor de integratie en maak je een plan voor de synchronisatie. Belangrijke vragen om vooraf te stellen zijn:
    • Welke velden en objecten moeten in de systemen komen en in welke richting moet de synchronisatie verlopen (bijvoorbeeld van HubSpot naar Salesforce, of andersom)?
    • Hoe wil je de contacten filteren?
    • Welke velden hebben we nodig voor segmentatie, triggers voor workflows en personalisatie?
    • Moeten custom fields mee met de synchronisatie?
    • Hoe snel moeten veranderingen zichtbaar zijn? Wil je dat het systeem bijvoorbeeld elke paar minuten, ieder uur of dagelijks wordt geüpdatet?
  • Niet iedereen heeft realistische verwachtingen van de tijd. Natuurlijk wil je snel up and running zijn, maar – je moeder zei het vroeger al – haastige spoed is zelden goed. Over het algemeen kun je deze tijdsframes als uitgangspunt nemen:
    • Een standaard integratie (dus zonder custom fields) duurt zo’n 30-60 dagen.
    • Een integratie met custom fields duurt meestal zo’n 90 dagen.
    • Wanneer je veel specifieke behoeften hebt in je systemen en er veel custom fields zijn, kun je denken aan zo’n twaalf weken voordat je echt aan de slag kan met je geïntegreerde systemen.

 

Populaire integraties

Ik heb al een aantal keer benoemd dat er veel integraties mogelijk zijn in HubSpot, maar waar kun je dan precies aan denken? Bij onze klanten zien we deze integraties vaak voorbijkomen:

  • Typeform of SurverMonkey integraties zodat je de belangrijkste antwoorden uit een enquête direct als custom fields kan toevoegen aan je HubSpot contacten.
  • Outlook en Gmail om informatie uit je CRM direct in je mailbox te zien of je mails direct toe te voegen aan contactinformatie in HubSpot.
  • Wordpress zodat je je websiteanalyses in HubSpot kunt doen. Ook kun je formulieren sneller embedden.
  • Werkt je service afdeling met Zendesk? Integreer ‘t met HubSpot om informatie uit alle afdelingen naadloos met elkaar te koppelen.
  • Last but not least: Salesforce. Deze software wordt door veel Nederlandse salesafdelingen gebruikt en met de integratie bereik je een betere samenwerking tussen marketing en sales.

 

De oneindige mogelijkheden van HubSpot integraties

Het moge duidelijk zijn: je kunt ontzettend veel systemen met HubSpot koppelen. Ideaal, want wanneer je een workflow hebt gebouwd, is het fijn om te weten of jouw marketingactiviteiten uiteindelijk hebben bijgedragen aan de verkoop. Toch is het goed om alert te zijn en vooraf te bepalen wat je wilt bereiken met een bepaalde integratie. Onthoud dat integraties geen oplossing zijn voor processen die toch al niet vlekkeloos lopen en begin altijd eerst met documentatie en het creëren van overzicht.

Benieuwd naar de tools die je allemaal met HubSpot kunt koppelen? Check de HubSpot connect website of de developers community. Wil je eerst meer weten over de mogelijkheden van moderne marketing? Download dan onderstaand e-book.

New Call-to-action