Moderne B2B Marketing Blog

Mailing versturen? Breng je adressenbestand op orde!

25 nov Mailen naar een adressenbestand.jpg“Geachte de heer Van Den ven, HENK” is verstuurd naar qwerrtyje@Jvjgjgd.com. Oeps… Een mailing versturen is niet zo makkelijk als het lijkt. Er kan namelijk nogal wat misgaan. Met de boodschap zelf (heb je de juiste toon te pakken?) maar ook met je adressenbestand. Niemand heeft zin om 3000 contacten na te lopen op fouten. Veel marketeers klikken daarom vaak gewoon op ‘send’. Jammer, want een rommelig adressenbestand zorgt voor slechte mails. Wie zijn bestaande én potentiële klanten wil bereiken, zal dus tijd moeten steken in een adressenbestand waarin alle gegevens correct zijn ingevoerd. Saai! Duurt lang! Maar doe het toch maar.

Trechtervoer

Met een mail bereik je al snel duizenden mensen tegelijk. Van deze contacten klikt er altijd wel een aantal door naar je website, blog of white paper. Handig, vooral als je een bestand hebt van contacten die al een tijdje niks meer hebben laten horen. Extra websiteverkeer en meer voer voor je marketingtrechter!

…allemaal waar.

Maar tegelijkertijd kan een mailing ook veel schade veroorzaken. Zo kan het zijn dat je mensen met de verkeerde aanhef aanspreekt (meneer in plaats van mevrouw, pijnlijk!) of erger nog, helemaal niet. Niemand is gecharmeerd van een mail die begint met ‘Beste ,’ en we houden er ook niet van als mensen onze naam verkeerd spellen. Slapende klanten (vaak de doelgroep van een mailing) zijn niet de meest loyale klanten en hebben een duwtje nodig. Dat duwtje begint met de juiste aanhef. Gaat het daar al mis, is de kans groot dat ze niet doorklikken of, nog erger, zich voor altijd uitschrijven.

Bad input= bad output

Veel contacten komen in een lijst terecht omdat zij een formulier hebben ingevuld of een brochure hebben aangevraagd. Mailprogramma’s zoals de e-mail tool in HubSpot nemen deze gegevens letterlijk over en dat zorgt soms voor problemen. Zo heeft Van Den ven, HENK zijn voor- en achternaam per ongeluk omgedraaid en schrijft hij zijn naam graag met grote letters. Jij weet wel dat het eigenlijk ‘Henk van den Ven’ moet zijn, maar de software weet dit niet. Softwareprogramma’s nemen informatie letterlijk over en corrigeren geen fouten. Bad input = bad output, wat resulteert in een hele vreemde aanhef. Hetzelfde geldt voor de manier waarop je je contacten aanspreekt. Heeft Henk zichzelf ‘de heer’ genoemd, richt HubSpot de mail aan de heer en niet aan meneer. Heeft hij dit veld opengelaten, krijg je ‘Beste Van Den ven’, ook niet zo fraai.

Wie stout is…

Een rommelig bestand zorgt voor fouten in je mail en vergroot het aantal uitschrijvingen. Maar er is nog een reden om je contactgegevens op orde te brengen. Software zoals HubSpot heeft een neus voor ‘slechte’ adressenbestanden. Het programma weet namelijk precies hoeveel hard bounces je mailing geeft. Een hard bounce staat voor het niet aankomen van een mail, omdat het e-mailadres bijvoorbeeld niet klopt, niet meer actief is of omdat iemand zich uitschrijft. Krijg jij 500 hard bounces in een mailing naar 1000 contacten, dan weet HubSpot hoe laat het is. Het programma denkt dan dat je in het wilde weg aan het mailen bent naar mensen die je niet kent. Het resultaat is dan niet alleen een laag aankomstpercentage, maar ook een mogelijke straf van HubSpot. Zo kan je account -tijdelijk- geen mails meer versturen.

Orden je adressenbestand

Een opgeruimde contactlijst voldoet aan een aantal voorwaarden. Zo zijn de kolommen duidelijk gelabeld. Vereiste kolommen zijn: voornaam, achternaam, e-mailadres en geslacht. Met deze informatie kun je iedere vorm van aanhef samenstellen (bijvoorbeeld ‘Geachte heer van den Ven’ of ‘Beste Henk’). Tip: label je kolommen op dezelfde manier als je softwarepakket dat doet. Dus niet ‘bedrijf’ maar ‘company name’. Hierdoor herkent het systeem meteen om wat voor soort informatie het gaat en kan het programma je gegevens direct overnemen. Zorg er ook voor dat iedere voor- en achternaam met een hoofdletter begint. In Excel voer je dit in een paar stappen door voor je hele adressenbestand. Doe dat van tevoren, want eenmaal geïmporteerd moet dit handmatig en één voor één gebeuren.

Een voorbeeld

Hieronder zie je een voorbeeld van een opgeruimd adressenbestand. Ontbreken er gegevens? Vergeet dan niet om een default in te stellen. Hiermee geef je bijvoorbeeld aan dat een ontbrekende voornaam vervangen moet worden door ‘meneer’ of ‘mevrouw’. Verwijder tot slot alle vreemde e-mailadressen die bestaan uit onzinwoorden: die komen toch niet aan. Zo zorg je er in een paar stappen voor dat iedere verzonden mail netjes bij de juiste persoon wordt afgeleverd.

Blog 25 nov- Mailen naar een adressenbestand.png

Gedachten lezen

Je adressenbestand op orde brengen is een dankbaar klusje. Je creëert namelijk een waardevolle contactenlijst die je vaker kunt gebruiken. Ook voorkom je fouten in de mail, uitschrijvingen van contactpersonen én straf vanwege een te hoog aantal hard bounces. Het enige wat je hoeft te doen, is je tool duidelijk uitleggen wat je wilt. Welke mail moet er naar welk persoon met welke aanhef? Zorg dus voor een lijst zonder onzinadressen en volledige, goed gespelde namen. Softwareprogramma’s kunnen veel, maar in gedachten lezen zijn ze minder goed.

Hoe staat het ervoor met jouw adressenbestanden? Heb je wel eens een foutje over het hoofd gezien dat voor (hilarisch) verkeerd ingerichte mails leidde? Laat het weten in een reactie!

CTA Lead Generatie voor B2B