b2b marketing strategie

Marketing project post mortem- hoe organiseer je de evaluatie?

24 januari 2020 - Geschreven door Marleen van der Zwan

Marketing project post mortem hoe organiseer je de evaluatieEvalueren is misschien niet het leukste onderdeel van een  marketing campagne, maar wel belangrijk. Er valt namelijk altijd wel iets te leren. Zodoende ontstond het ‘project post mortem’. En nee, dat is dus geen CSI-achtig onderzoek, maar gewoon een nabeschouwing van het project en hoe je het als team hebt gedaan. Zie het als een discussie aan het eind van jullie marketing campagne: “How’d you do?”. Nieuwsgierig hoe je die post mortem moet integreren in je project? In dit blog 4 handige tips!

 

1.      Maak die post mortem standaard onderdeel van ieder project

Je bent snel geneigd te denken dat evalueren alleen iets is voor grote, lange-termijn projecten. Maar het is juist slim en nuttig voor kleine of doorlopende projecten. Ook de post mortem bijeenkomst waarbij je met je team samenkomt, hoeft echt geen ellenlange vergadering te zijn, zeker als jij deze goed voorbereidt.

Maak bijvoorbeeld gebruik van een vragenlijst die je rondstuurt aan het team voordat je de post mortem bijeenkomst ingaat. Zo krijgt iedereen binnen je team de kans om iets in te brengen, en kunnen teamleden alvast het een en ander uitzoeken. Zo voorkom je dat mensen met hun armen over elkaar naar je verhaal luisteren en weinig inbrengen.

Vraag je team om de laptops op het bureau te laten. Het is juist mooi als er een échte discussie op gang komt en dat gaat makkelijker als je je niet kan verschuilen achter een opengeklapt scherm.

Wacht ook zeker niet te lang voordat je de post mortem opstart, het liefst doe je dit als alles nog vers in je geheugen zit. Daarom is het slim om de post mortem standaard onderdeel te maken van je projectinrichting, al bij de start van je campagne, zodat je deze niet (al dan niet per ongeluk) kan vergeten. Maak gebruik van de handigheidjes van tools als Teamwork, waarbij je een projecttaken template opstelt die je bij een nieuw project erbij pakt. Zet die post mortem er gelijk tussen!

Een post mortem hoeft trouwens niet per se na afloop van een project (sommigen pleiten zelfs voor pre mortems), want een tussentijdse “mini post-mortem” bij het bereiken van een milestone is ook een goed idee. Dat geeft jou en je team en het idee hoe de campagne ervoor staat en kan je tijdig (onnodige) schade voorkomen.

 

2.      Voorbereiding! Een moderator met een goede agenda

Vergaderen is niet ieders ‘cup of tea’, zeker als het overleggen zijn die lang duren en waarbij de structuur mist. Om ervoor te zorgen dat de post mortem bijeenkomst constructief is en productief verloopt, moet er een moderator of gespreksleider zijn. Als projectleider is het handig dat jij die rol op je neemt. Jij leidt de discussie en zorgt dat de agenda wordt gevolgd. Zorg dus dat je jouw rol en de agenda goed hebt voorbereid:

  1. Start met een recap van de campagne en begin bij het begin: welke doelen en KPI’s hadden jullie gesteld? Wie heeft wat gedaan? [Hou dit kort!]
  2. Geef een overzicht van de uitkomsten van de campagne: denk aan data als aantal conversies, blog en social media prestaties, het aantal bezoekers van de campagnepagina’s, aantal leads en MQL’s. [Hou dit ook bondig]
  3. Stel het team veel vragen: wat ging er goed en wat ging er minder goed? [Besteed hier veel tijd aan, hier draait je post mortem om!]

Maak vooral tijdens stap 3 gebruik van een whiteboard om notities te maken en probeer echt dieper in te gaan op de reacties van je team. Dit is het moment waarop je alle (creatieve) breinen bij elkaar hebt en je manieren kan bedenken waarop je een volgende campagne nog beter kan inrichten.

Tip: door de bijeenkomst met een positieve noot te starten, zorg jij dat het gesprek op gang komt. Vertel bijvoorbeeld een leuke highlight uit de campagne; iets gaafs wat jullie hebben bereikt. En daarbij mag je best aangeven dat je trots bent dat jullie dit als team voor elkaar hebben gekregen!

 

3.    Stel gerichte vragen

Als gespreksleider en projectmanager bereid jij de vragen voor van een post mortem. Die vragen hebben betrekking op de planning, resultaten, uitvoering maar ook op de communicatie. Aan jou dus de taak om een set van die vragen te formuleren. Hieronder een aantal voorbeelden:

Kwantitatieve vragen
Denk aan: zijn de doelen behaald die we hebben gesteld? Zijn de deadlines gehaald? Hebben we ons aan het gestelde campagne budget gehouden?

Kwalitatieve vragen
Denk aan: welke methoden of processen werkten goed in deze campagne? Hebben we de impact gemaakt waar we op hoopten? Hoe tevreden zijn we met elkaar over de kwaliteit van de campagne?

Let er op dat je bij iedere vraag uitdiept waarom iets wel en niet goed ging. Probeer ook subjectieve vragen te stellen: wat vonden je teamleden leuk en minder leuk om te doen? Hoe ging de samenwerking (met een bureau)? Willen jullie zo’n zelfde soort project weer doen? De antwoorden op deze vragen geven je meteen extra informatie over je teamleden. Zo kan je signalen opvangen als het niet goed met iemand gaat, als iemand niet goed op zijn plek zit of te vaak na 5en blijft werken. Het is jouw rol om een relaxte sfeer te creëren waarbij het werk goed verdeeld is en waarbij iedereen zijn mening durft te geven. Vind je dat lastig? Zet een goede pot koffie en neem (zelfgebakken) lekkers mee; werkt altijd! Mocht er iets niet goed zijn gegaan tijdens de campagne, dan is dit uiteraard het moment om het te bespreken, zolang het maar geen “play the blame game” wordt. Mocht je een specifieke collega willen aanspreken op zijn werk binnen het project, bespreek dit dan in een-op-een en achteraf. Zo houd je die post mortem gezellig én constructief.

 

4.      Zelfs bij een evaluatie hoort een afronding

De post mortem bijeenkomst en de vragenlijst die je vooraf stuurt, zijn onderdeel van het overkoepelende evaluatieproces. Aan de hand van de uitkomsten van de vragenlijst en de post mortem bijeenkomst stel je vervolgens een document op waarin je je bevindingen samenvat en slimme take-aways voor toekomstige campagnes formuleert. Deel dit met je teamleden maar ook met andere projectmanagers in de organisatie die met dezelfde soort uitdagingen te maken krijgen. Zo verspreid je je kennis en hoeven andere afdelingen het wiel niet opnieuw uit te vinden. Als je helemaal in de ‘post mortem mood’ zit, dan kan je zelfs denken aan een follow-up: een recap mail bijvoorbeeld, waarin je je collega’s laat zien wat je met de resultaten van de post mortem hebt gedaan.

Waar de een nu denkt: “zo’n post mortem, das misschien toch best handig”, zal een ander het misschien maar een wat macabere term blijven vinden. Hoe dan ook, je zal altijd het beste willen halen uit je marketingproject, en een post mortem kan daar echt bij helpen.

Ben je nog niet zover en zoek jij eerst nog meer ondersteuning bij het opzetten van een moderne marketing strategie? Download dan onderstaand e-book.

Moderne B2B Marketing

Photo by Kat Wilcox  from Pexels

Laat een reactie achter!